Sju år efter att de åländska politikerna antog sin ”digitala agenda” för offentlig sektor inom Åland och bildade bolaget Åda AB, avslöjar en granskningsrapport från Landskapsrevisionen hur omfattande korruption och ineffektivitet har gjort landskapets IT dubbelt dyrare.
Sedan tidigare har Ålands Nyheter regelbundet rapporterat om hur ministrarna i den tidigare och nuvarande regeringen slösat bort stora summor på helt onödiga IT-kostnader, till förmån för bolaget Åda och inhyrda konsulter. Nu riktar landskapsrevisionen i sin granskning förkrossande kritik mot misskötseln, ineffektiviteten och korruptionen inom IT och Åda under den tidigare regeringen, som leddes av lantråd Katrin Sjögren (L). Främst för att IT-driften för den allmänna förvaltningen blivit dubbelt dyrare istället för billigare efter att den togs över av Åda, men också för många andra allvarliga brister. Detta är den första granskningen av sitt slag.
Kostnader sköt i höjden
I rapporten står det att 6 personer arbetade med den grundläggande IT-driften inom den allmänna förvaltningen före Åda bildades och tog över det uppdraget. Då kostade deras löner knappt €300 000 om året. Efter att Åda tog över har kostnaderna för den grundläggande IT-driften skjutit i höjden och blivit över €700 000 för 2018.
DOKUMENT
Åda införde en grundavgift på €19 000 per månad för IT-drift till sina kunder under 2016. Efter två år passade bolaget på att fördubbla avgiften, till €37 000 per månad. Kunderna har varit landskapsregeringen, Mariehamns stad, Högskolan på Åland, samt Ålands Hälso- och sjukvård.
Stickprov visade fakturafiffel
Genom en stickprovsgranskning av fakturorna från Åda kunde landskapsrevisionen konstatera att Åda fifflat och fakturerat sina kunder en timtaxa på mellan €65 och €75 för att utföra enkla ärenden som enligt avtal borde ha ingått i grundavgiften. Åda fakturerar sina kunder för varje kvartstimme arbetad. Landskapsrevisionen kritiserar detta förfarande i rapporten.
Dessutom tycks Ådas faktureringsmetod vara specifikt gjord för att främja fiffel och korruption. Landskapsrevisionen skriver:
”Det är i regel omöjligt att kontrollera och bedöma om Ådas debiterade timmar för olika åtgärder är rimliga. För Ådas anställda gäller det att registrera tid så mycket som möjligt och Åda har säkra kunder som kanske inte alla gånger ifrågasätter en faktura lika mycket som en faktura från en extern leverantör. Detta leder till att risken för att ineffektivitet byggs in i systemet är relativt stor.”
Landskapsregeringen misstänks för falsk upphandling
Landskapsregeringen har också betalat €440 000 per år för ”IT Service Management, förvaltningsstyrning och kompetensutveckling” inom Åda, för att få bolaget att klara av att ha en ”IT-mognad” på ”nivå 2 – proaktiv”. Istället har Åda lyckats uppnå en IT-mognad på ”nivå 0 – kaotisk”.
Synnerligen allvarliga uppgifter framkommer i landskapsrevisionens granskning av landskapsregeringens upphandling 2018 av uppdraget som IT-samordningskonsult under 4 år. Uppdraget gick till Datanet Konsult Stockholm AB, som redan tidigare anlitats utan upphandling.
Dåvarande landskapsregering påstod att kostnaderna inte skulle bli högre än €210 000 och att det därför inte behövdes göra någon EU-upphandling. Kort efter att konsulterna blivit anlitade till ett värde av €200 000 passade dåvarande finansminister Mats Perämaa (L) på att öka uppdragets omfattning och kostnad med €420 000 per år – eller totalt 1,7 miljoner euro. Vid tillfället var det endast Ålands Nyheter som uppmärksammade att finansministern kringgick reglerna kring EU-upphandling.
Nu går landskapsrevisionen så långt att de är snudd på att kalla den tidigare regeringen Sjögren korrupt i rapporten:
”Landskapsregeringen har hanterat upphandlingarna på ett sådant sätt som ger intryck av att man från början önskat teckna avtal med ifrågavarande konsultfirma.”
”En EU-upphandling borde ha gjorts från första början och senast då man insett att EUs tröskelvärde kommer att överstigas väsentligt.”
Bidragspengar försvunna eller stulna
I rapporten konstateras det också att landskapsregeringen ger ett bonusbidrag på €440 000 om året till Åda, som ska användas till lönekostnader för ledning och administration – men dessa kostnader ingår redan i grundavgiften för IT-drift. Vart pengarna egentligen försvunnit har landskapsrevisionen inte lyckats ta reda på.
Åda hävdade i sitt bokslut för 2018 att €117 000 av pengarna från landskapsregeringen för ett samordningsprojekt inte hunnit användas då projektet kom igång senare än beräknat. Pengarna skulle istället användas under 2019 för projektet, men landskapsrevisionens granskning visar att så inte alls skett och att pengarna förmodligen stulits av Åda för att förbättra på sitt eget resultat.
Dyr nota efter fuskupphandling
Landskapsrevisionen konstaterar att summorna som betalats till Åda för IT-samordningen på ÅHS nu är uppe på hela 3,6 miljoner euro och att ytterligare kostnader är att vänta. Beslutet att anlita Åda motiverades med att det skulle bli €900 000 dyrare per år för ÅHS att göra IT-samordningen på egen hand. Några fakta bakom motiveringen har inte presenterats.
Åda klarade inte heller av att utföra uppdraget på egen hand, utan anlitade externa konsulter för allt jobb. De dyra konsultfakturorna skickas dock direkt vidare till kunderna inom offentlig sektor, som har fått ta smällen. ”Detta blir dyrt.” konstaterar revisorn i rapporten. Slutsatserna är inte nådiga mot den tidigare regeringen:
”Det är anmärkningsvärt att landskapsregeringen inte skött upphandlingen av IT-samordningskonsult enligt gällande regelverk”
”Att enbart stärka processkompetensen inom Åda kommer inte att lösa problemen med IT-utveckling inom offentlig sektor på Åland. IT-sakkunskapen måste också stärkas. Att anlita konsulter i så stor utsträckning som nu görs i olika projekt blir orimligt dyrt i längden.”
”IT-samordningen kommer att kosta väldigt mycket pengar – ca 3,6 miljoner euro under åren 2018 – 2020 följs troligen av ytterligare äskanden 2021 – 2022. Det vore klokare att nu satsa pengarna på att skapa den IT-sakkunskap som behövs inom Åda. Även kommunikationen med de myndigheter som ännu inte är övertygade om att samordning är det bästa alternativet behöver förbättras.”
Rapporten anmärker också på att landskapsregeringens biträdande finanschef sitter i Ådas styrelse, samtidigt som han är med och bereder ärenden som har stor betydelse för Åda. Som exempel anges att han är med och anhåller om stora belopp som sedan gått till Åda.
Åda som helhet kritiseras
Ett omfattande mygel inom Åda med fakturor för projektledar- och specialisttjänster avslöjas också i rapporten. Bolaget har debiterat landskapsregeringen och andra €95 per timme för dessa tjänster, men de flesta fakturor specificerar varken datum, tid eller arbetsuppgift och kan därför vara falska eller saltade.
När Åda hyr in utomstående konsulter har bolaget debiterat sina kunder hissnande €120 – €140 per timme. Landskapsrevisionen anmärker på att utomstående konsulter anlitats till alla tekniska projekt, vilket tyder på att Åda själva saknar tillräcklig IT-kunskap. Trots avsaknaden av kompetens har många avtal gjorts med förvaltningen där Åda åtagit sig att planera och genomföra uppdrag.
Landskapsrevisorerna rekommenderar att myndigheterna börjar kräva att Ådas projektledare och specialister tydligt anger datum och utfört arbete på sina fakturor:
”95 euro per timme är ett relativt högt pris med tanke på att det är fråga om ett offentligägt IT-bolag som utför tjänster åt sina ägare.”, skriver de i sitt utlåtande. Över huvud taget kritiseras hela uppläget med Åda och att myndigheter ska beställa IT-tjänster av en förutbestämd leverantör istället för att sköta det själva, eftersom det leder till ökad byråkrati med avtalsskrivning, tidsregistrering och fakturering.
I rapporten rekommenderas också landskapsregeringen och Åda att börja betala sina IT-arbetare bättre och erbjuda intressanta arbetsvillkor och uppgifter ifall de vill rekrytera de specialister som krävs för att lösa problemen med IT i offentlig sektor.
Ålänningar kan bli av med EU-bidrag
Ett långt avsnitt i rapporten behandlar de stora problem som landskapsregeringen har haft med att få en anlitad konsultfirma att leverera ett datasystem för att handlägga EU-bidrag som de lovat. Trots att avtalet tecknades redan 2014 är systemet fortfarande inte färdigt och kan bara delvis användas.
En styrgrupp tillsattes av landskapsregeringen för att leda projektet, men efter att konsultfirman levererat den första delen av systemet valde styrgruppen att inte hålla fler möten. Hittills har systemet kostat skattebetalarna €700 000.
Landskapsrevisionen varnar för att landskapsregeringen kan bli av med alla bidrag från EUs fonder ifall systemet inte färdigställs före 2021, vilket innebär att stora mängder åländska bidragsentreprenörer kan se sig tvingade att börja försörja sig hederligt. Revisorn rekommenderar att landskapsregeringen eller Åda börjar anställa systemutvecklare för sina uppdrag istället för att fortsätta anlita konsultfirmor som inte klarar av tidskraven eller kvalitetskraven.
Konsulttimmarna fördubblades
Ett annat långt avsnitt av rapporten behandlas en likartad situation, där en leverantör inte klarat av att leverera ett nytt lönesystem för offentlig sektor som man lovat. Landskapsregeringen har redan spenderat €65 000 av skattebetalarnas pengar på advokater för att försöka tvinga leverantören att uppfylla det man lovat. Systemet skulle vara färdigt och levererat i januari 2018, men det dröjde till maj 2019 före det började tas i bruk, och det är inkomplett fortfarande idag. Hittills har det nya lönesystemet kostat skattebetalarna €630 000. Landskapsrevisionen skriver att det inte går att veta vad systemet i slutändan kommer att kosta landskapet.
Svindyrt system till alarmcentralen
Revisionen går också igenom det svindyra systemet som köpts in till alarmcentralen via Åda 2017. Redan från början räknade man med en kostnad på 2,6 miljoner euro och leverantören som anlitades lovade att leverera systemet för 2,9 miljoner euro inklusive teknisk support och licenser under 6 år framåt. Lagtingets finansutskott bedömde ifjol att systemet kommer att kosta 3 miljoner euro och därtill ha driftskostnader på €600 000 om året.
När Åda tecknade avtal med polismyndigheten 2018 för att sälja alarmsystemet specificerade de att det skulle krävas 1620 timmars konsultarbete för uppdraget. När landskapsregeringen gjorde tilläggsbudgeten för 2019 hävdade Åda att de behövde ytterligare 1720 timmars konsultarbete för alarmsystemet, mer än dubbelt mer än vad som först lovats.
En granskning av fakturorna visar mer fusk. Ett företag har fakturerat €245 000 för konsulttjänster, men Åda har inte specificerat datum eller arbetsuppgifter, vilket gör det mycket svårt för granskare att bedöma om fakturorna är rimliga. I rapporten kritiseras Åda för hur otydligt de informerat polismyndigheten om kostnaderna förknippade med beställningen, hur de blandat samman investerings- och driftskostnader, samt för att de inte klargjort sina driftskostnader för polisen.
Katarina donning: ”Åda går från klarhet till klarhet”
När man läser Ådas årsredovisning för 2018 sätts saker i ett helt annat ljus. Ådas verkställande direktör Katarina Donning skryter om att Åda har ”gått från klarhet till klarhet” och att bolagets ”framgång” ligger i deras ”satsning på elitnivå”. Årsredovisningen avslöjar också att Åda medvetet satsar på att sälja in sina dyra konsulttimmar till kunderna:
”Åda har trots mindre bemanning än planerat överträffat budgeten med ca 40 000 euro gällande försäljning av ärende- och projekttimmar, vilket visar att personalen gjort ett gediget jobb samtidigt som vi arbetat med att effektivera våra processer.”, skriver bolaget.
Katarina Donning har svarat på kritiken i de socialdemokratiska tidningarna Åland och Nya Åland. Där skyller hon de fördubblade IT-kostnaderna på hot från hackare:
– Nu vet jag inte exakt vad man gjorde när ansvaret låg på landskapsregeringen, men världen har blivit mycket mer komplex sedan dess. Det finns regler för hur man hanterar data och man ska ha skydd mot utomstående attacker. En kund ska kunna logga in på en sajt utan att komma in på det bakomliggande, det krävs högre säkerhet. Utvecklingen inom it står inte stilla och säkerhetskraven har blivit mycket högre sedan Åda tog över. Det samma gäller kraven på tillgänglighet med redundanta servrar. Det fanns inte alls i samma utsträckning förut, säger Donning till tidningen Åland.
Trots skrytet från Donning finns det ingen klarhet i hur Åda använder skattebetalarnas pengar. Landskapsrevisionen har begärt ut dokument för att ta reda på vart pengarna tagit vägen, men blivit nekade. Media har också försökt att få ut dokumenten, och också blivit nekade.
På måndag ska rapporten presenteras inför lagtinget.